Time Management

Berapa jam Anda tidur? Delapan jam, enam jam, tiga jam? Berapa lama perjalanan dari rumah ke tempat kerja?Tiga puluh menit, empat puluh lima menit, satu jam? Berapa menit membaca e-mail dalam sehari? Lima puluh menit, tujuh puluh menit, seratus dua puluh menit? Berapa waktu untuk melihat-lihat ‘junk e-mail’?

Mungkin Anda akan menebak kalimat selanjutnya adalah: berapa menit waktu untuk mengamati awan? Hehehe

Inti dari rentetetan pertanyaan di atas adalah bagaimana selama ini kita mengelola waktu? Bahasa kerennya time management. Mengapa menit? Sebab mengelola waktu berarti mengelola menit satu ke menit lainnya setiap hari untuk mencapai keinginan dan kebutuhan kita. Seringkali yang terlupa (terabaikan) adalah tuntutan untuk menyingkirkan segala aktivitas yang bersifat “buang waktu” sebanyak mungkin.

Para manager yang produktif telah belajar untuk mengelola waktu dengan “pengorbanan.” Menjadi manager bukan berarti otomatis mendapatkan seribu tangan yang menempel. Mereka belajar untuk hanya mengerjakan kurang labih tiga tugas utama dalam satu hari. Focus pada tiga prioritas tugas ini (dengan tambahan beberapa kewajiban rutin dan penting), terbukti lebih memudahkan perhatian dan memanfaatkan waktu secara optimal. Keuntungan lainnya adalah membantu kita membangun standar performa kerja dan menjaga motivasi (semangat) karena di tiap penghujung hari, ada pencapaian positif yang terukur.

Ketrampilan mengelola waktu menjadi factor penting keberhasilan seseorang dalam mencapai target. Salah satu strategi dalam mengelola waktu adalah dengan mengurangi sebanyak mungkin gangguan baik secara fisik atau abstrak. Seringkali kita tidak sadar sedang ‘tersesat’ di berbagai aktivitas dan tiba-tiba terjadi ‘traffic jam.’ “Oooops.. saya lupa menelpon Ibu Martha”; “Astaga sudah jam tiga, saya belum menyelesaikan proposal untuk Pt. ABCDE,” atau  “Lho, tadi bukannya sudah saya e-mail ya, kok saya e-mail lagi???”

Baby step

Langkah pertama dalam mempelajari skill mengelola waktu adalah dengan menentukan sedetil mungkin bagaimana kita menggunakan waktu setiap harinya. Mulai dari bangun tidur, menyiapkan sarapan, berangkat ke tempat kerja, membuat kopi di kantor, rumpi pagi dengan rekan satu rungan, membaca e-mail, mengirim e-mail, menyelesaikan dokumen, dan seterusnya hingga menjelang tidur.

Buatlah jurnal aktivitas menit ke menit dalam satu minggu. Baik manual maupun dengan gadget, yang terpenting adalah mengetahui jenis aktivitas dan berapa lama waktunya. Setelah satu minggu, evaluasi secara cermat bagaimana kita menghabiskan waktu di tiap menitnya. Jumlahkan berapa banyak waktu dalam satu minggu kita melakukan aktivitas yang bersifat penting, kritis, dan membuang-buang waktu.

Langkah ke dua: pelajari lingkungan kerja termasuk tempat tinggal. Apakah letak penyimpanan sepatu menyita waktu di pagi hari? Apakah meja kerja penuh dengan pernak-pernik yang memancing perhatian ke ‘dunia lain’ alih-alih konsentrasi pada pekerjaan? Apakah daftar nomor telepon yang diperlukan setiap hari berada di posisi yang tepat? Apakah tempelan memo kita telah bertumpuk? Apakah filing document berada di jangkauan? Apakah temperature ruang kerja mendukung konsentrasi dan sebagainya?

Padukan kedua analisis jurnal aktivitas satu minggu dan lingkungan- untuk menciptakan konsentrasi dan produktivitas kerja. Buatlah system prioritas dengan urutan nomor atau abjad untuk memudahkan evaluasi ini.

Siapkan pula aktivitas pra-rencana. Sebaiknya aktivitas ini juga menjadi rutinitas di pagi hari sebelum memasuki aktivitas ‘inti’. Kita dapat melakukannya di dalam perjalanan ke tempat kerja, seperti taxi, kereta, bus, kecuali jika kita mengemudikan mobil sendiri. Kalaupun tidak sempat di rumah sebelum berangkat ke kantor, sempatkan untuk selalu memulai aktivitas kerja dengan membaca “To Do List.”

Aktivitas pra-rencana ini juga memberi kita kesempatan evaluasi ulang prioritas tugas hari ini.Beri tanda perubahan prioritas itu dengan jelas sehingga memudahkan kita untuk mencapai target kerja. Bedakan tugas yang bersifat urgent (mendesak) dan penting. Sifat urgent karena adanya konsekuensi waktu yang singkat (pendek). Sementara pekerjaan yang bersifat penting lebih berimplikasi jangka panjang untuk mencapai goal.

Kebiasaan positif ini akan membantu kita untuk menyiapkan rencana alternative, baik dengan cara menambahkan catatan di daftar tersebut atau di pikiran kita. Selalu siapkan diri untuk hal-hal tak terduga, dan fleksibel.

Secara ringkas, strategi umum untuk memaksimalkan waktu adalah:

• Mengenali dan mengevaluasi bagaimana kita menggunakan waktu
• Fokuskan waktu dengan membuat prioritas kerja
• Rencanakan cara pemanfaatan waktu dalam satu hari
• Selalu temukan solusi untuk meningkatkan waktu lebih efektif dari sekarang
• Hilangkan aktivitas yang hanya membuang waktu
• Hindari gangguan
• Tingkatkan skill-skill dasar kerja sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan akurat
• Tentukan berapa banyak waktu berharga yang kita miliki dan maksimalkan nilainya

Semoga bermanfaat 🙂

Sumber: Rich, Jason R. (2001) Your career? coach yourself to success. New York; Learning Express,LLC